SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK ELJÁRÁSRENDJE

SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK ELJÁRÁSRENDJE

Szabálytalanság fogalma: valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, előírás stb.) való eltérés, amely az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben stb. fordul elő.

Alapesetei lehetnek:

  • a szándékosan okozott szabálytalanságok (pl. szándékosan okozott szabálytalan kifizetés),
  • a nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból stb. származó szabálytalanság).

Annak érdekében, hogy a szabálytalanságok megelőzhetőek legyenek, az intézmény igazgatója felel azért, hogy:

  • a jogszabályoknak megfelelő szabályozások alapján működjön az intézmény
  • a szabályozottságnak, illetve a szabályok betartásának folyamatos figyelemmel kísérése megtörténjen,
  • szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessen, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság.

A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy:

  • hozzájáruljon a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének, szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához (megelőzés),
  • keretet biztosítson ahhoz, hogy az előírások sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön; a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen.

A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsődlegesen az igazgató felelőssége. A szabálytalanságok kezelése (az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása) a munkaköri, határköri, felelősségi és elszámoltatási rendnek megfelelően az igazgatónak a kötelezettsége.

Az intézmény dolgozóinak konkrét feladatait, felelősségét, beszámoltathatóságát a munkaköri leírások szabályozzák, a közalkalmazotti, közszolgálati jogviszonyból, illetve munkaviszonybólé származó kötelezettségeiket a jogszabályoknak, az együttműködési megállapodásban foglaltaknak, valamint az SzMSz-nek megfelelően kell teljesíteniük.

Szabálytalanságok észlelése

  1. Ha az intézmény valamely dolgozója észleli a szabálytalanságot, köteles írásban értesíteni az igazgatónak. Amennyiben az igazgató az adott ügyben érintett, a dolgozónak a vezető felettesét kell értesítenie.

Ha az előző bekezdésben megfogalmazottaknak megfelelően az igazgató vagy a vezető felettese megalapozottnak találja a szabálytalanságot, úgy kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról.

  1. Ha az igazgató észleli a szabálytalanságot, a feladat-, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére.
  2. Ha a belső ellenőr észleli a szabálytalanságot: ellenőrzési tevékenysége során a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló kormányrendelet rendelkezéseinek megfelelően jár el.
  3. Ha a fejezeti vagy külső ellenőrzési szerv (pl.: ÁSZ, KEHI, az EU ellenőrzést gyakorló szervei stb.) észleli a szabálytalanságot, a szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján az ellenőrzési szerv jár el. A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján – azok megszüntetésére – az igazgatónak intézkedési tervet kell kidolgoznia, és az intézkedési tervet végre kell hajtania.

A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások megindítása.

Az igazgató felelős a szükséges intézkedések végrehajtásáért.

Bizonyos esetekben (pl. büntető- vagy szabálysértési ügyekben) a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését is jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa.

Más esetekben (pl. fegyelmi ügyekben) az igazgató saját hatáskörben eljárva, vizsgálatot rendelhet el a tényállás tisztázására. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat, indokolt esetben külső szakértőt is felkérhetnek a munkajogi szabályok betartásával. A vizsgálat eredménye lehet további vizsgálat elrendelése is. Erre többnyire akkor kerül sor, ha a szabálytalanság megállapítását követően a felelősség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ.

Az igazgatónak, vagy a szervezeti egység vezetőjének feladata, hogy intézkedjen a szabálytalansággal kapcsolatos eljárások nyomon követéséről. Ennek során:

  • nyomon követik az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét,
  • figyelemmel kísérik az általuk és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását;
  • a feltárt szabálytalanság típusa alapján a további szabálytalansági lehetőségeket (a hasonló projektek, témák, kockázatok meghatározása) beazonosítják, információt szolgáltatnak a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást.

Az igazgatónak, feladata, hogy intézkedjen a szabálytalansággal kapcsolatos eljárások nyilvántartásából. Ennek során gondoskodniuk kell:

  • a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok jogszabály szerinti nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről, illetve
  • a megtett intézkedések, illetve az azokhoz kapcsolódó határidők nyilvántartásáról.